Czy list motywacyjny jest potrzebny
Wiele ogłoszeń nie wymaga listu, ale dołączenie go zwykle pomaga, gdy chcesz wyjaśnić zmianę branży, przerwę w pracy albo brak pełnego doświadczenia. List daje miejsce na to, czego w CV nie widać: motywację, kontekst i ton. Jeśli ogłoszenie wyraźnie prosi o list, pominięcie go zwykle oznacza odrzucenie. Jeśli o nim nie wspomina, krótki i konkretny list nadal działa na Twoją korzyść.
Jest też wiele sytuacji, w których list robi największą różnicę. Są to zmiana branży, powrót po przerwie, pierwsza praca, aplikacja do firmy z innego miasta oraz pozycje, na których liczy się sposób wyrażania się, na przykład w obsłudze klienta, sprzedaży czy administracji. Wtedy rekruter oczekuje kilku zdań, po których poznaje styl kandydata.
Układ listu w czterech krokach
Zacznij od zwrotu grzecznościowego i jednego zdania o tym, na jakie stanowisko aplikujesz. W drugim akapicie opisz najważniejsze doświadczenie związane z ofertą. W trzecim pokaż, że znasz firmę lub zespół i co Cię w nim przyciąga. Zamknij list uprzejmą prośbą o rozmowę. Całość mieści się na pół strony do strony. Gotowy tekst z omówieniem znajdziesz w osobnym wpisie, list motywacyjny przykład.
Pierwszy akapit ma dwa lub trzy zdania. Drugi i trzeci po trzy lub cztery. Czwarty jedno lub dwa. Jeśli list wychodzi znacznie dłuższy, wróć do ogłoszenia i usuń wszystko, co nie odpowiada na jego wymagania. Nagłówek z danymi i datą dodaj tylko w wersji drukowanej lub w załączniku, a w treści maila wystarczy sam tekst.
Jak zacząć, żeby rekruter czytał dalej
Pierwsze zdanie decyduje, czy rekruter przeczyta resztę. Unikaj zwrotów typu „w odpowiedzi na ogłoszenie” bez żadnej treści. Lepiej połączyć nazwę stanowiska z jednym konkretnym powodem, na przykład doświadczeniem w obsłudze klientów, które pasuje do opisu obowiązków. Nie zaczynaj od przepraszania ani od opowieści o tym, jak bardzo potrzebujesz pracy.
Przykład początku. „Zainteresowało mnie Państwa ogłoszenie na stanowisko specjalisty ds. obsługi klienta, ponieważ od kilku lat prowadzę rozmowy z klientami sklepu internetowego i lubię sytuacje, w których udaje się rozwiązać problem w jednej rozmowie.” To jedno zdanie zawiera nazwę stanowiska, doświadczenie i motywację.
Jak pisać o doświadczeniu i dopasowaniu
Wybierz z ogłoszenia dwa najważniejsze wymagania i do każdego dopisz jedno zdarzenie z Twojej kariery, najlepiej z efektem. Nie powtarzaj całego CV. List ma dopowiedzieć historię, a nie jej streścić. Jeśli oferta kładzie nacisk na pracę w zespole, opisz sytuację, w której współpracowałeś z innymi działami. Jeśli liczy się samodzielność, wskaż projekt, który poprowadziłeś od początku do końca.
- jedno wymaganie to jedno zdarzenie z dowodem
- nazwy narzędzi i terminy z ogłoszenia
- ton rzeczowy, ale ciepły
- zdania krótkie, bez nadmiaru przymiotników
Przykładowo, jeśli ogłoszenie wymaga „samodzielności w organizacji pracy”, możesz napisać, że przez dwa lata prowadziłeś grafik dostaw w małym zespole i sam ustalałeś priorytety każdego dnia. Jeśli wymaga „znajomości programu księgowego”, napisz, w jakim programie pracujesz i do czego go używasz. Dzięki temu rekruter nie musi domyślać się, czy znajomość jest powierzchowna, czy praktyczna.
Jeśli nie masz pełnego doświadczenia wymaganego w ofercie, nie ukrywaj tego i nie przepraszaj. Pokaż najbliższy odpowiednik i gotowość do nauki poparte faktem, na przykład ukończonym kursem albo projektem, w którym używałeś podobnego narzędzia.
Jak zakończyć list
Zakończenie powinno być spokojne. Podziękuj za rozpatrzenie aplikacji, zaproponuj rozmowę i podpisz się imieniem i nazwiskiem. Nie dopisuj zdań w rodzaju „liczę na pozytywną odpowiedź” w nadmiarze, bo robią wrażenie nacisku. Jedno zaproszenie do rozmowy wystarczy.
Adres e-mail i numer telefonu masz w CV, więc w liście nie musisz ich powtarzać. Jeśli wysyłasz aplikację mailem, w treści wiadomości wystarczą dwa zdania, a list i CV dołącz jako osobne pliki PDF. Nazwij je tak, aby od razu było widać, co zawierają.
Najczęstsze błędy
Najczęstszym błędem jest list wysyłany bez zmian do wielu firm. Rekruter wyłapie to po ogólnikowym początku i braku nazwy stanowiska. Kolejny błąd to powielanie CV akapit po akapicie. Warto też uważać na zbyt długie wstępy, literówki w nazwie firmy oraz pomylenie zwrotów grzecznościowych. Jeśli nie znasz imienia rekrutera, napisz „Szanowni Państwo”.
Uważaj również na zbyt silne wychwalanie firmy. Rekruter wie, że jego zespół jest dobry, i woli usłyszeć, co konkretnie w ofercie Cię przyciąga, niż ogólne pochwały. Wystarczy jedno rzeczowe zdanie, na przykład o rozwijanym produkcie, organizacji pracy lub zakresie obowiązków.
Jak szybciej przygotować list do każdej oferty
Szukanie pracy to zwykle kilkanaście aplikacji w krótkim czasie, więc ręczne pisanie od zera za każdym razem męczy. Rozwiązanie to stały szkielet listu, w którym zmieniasz tylko dwa środkowe akapity. Możesz też skorzystać z kreatora listu motywacyjnego, który przepisuje list pod wklejone ogłoszenie, a wynik porównuje z Twoim CV w kreatorze CV. Jeśli aplikujesz za granicę, sprawdź stronę list motywacyjny po angielsku, a pamiętaj, że CV i list muszą mówić o tym samym, więc przejrzyj też wpis jak napisać CV.
Dla porządku przechowuj wszystkie wysłane listy w jednym folderze, razem z treścią ogłoszenia i datą wysyłki. Przy rozmowie kwalifikacyjnej wrócisz do tego, co dokładnie obiecałeś w liście, a przy kolejnych aplikacjach skopiujesz najlepsze fragmenty.