Jak zbudowany jest dobry list
Skuteczny list zajmuje pół strony do jednej strony i nie powtarza CV. Rekruter ma z niego wyczytać, dlaczego właśnie to stanowisko i dlaczego właśnie Ty. Pierwszy akapit odpowiada na pierwsze pytanie, drugi i trzeci na drugie, a czwarty zamyka sprawę. Ogólne zasady pisania takiego dokumentu opisujemy we wpisie o tym, jak napisać list motywacyjny do pracy. Tutaj skupiamy się na gotowym tekście, który widać jak na dłoni.
Długość też ma znaczenie. List, który zajmuje więcej niż jedną stronę, rzadko bywa czytany do końca, a rekruterzy często przeglądają kilkadziesiąt aplikacji jednego dnia. Lepiej napisać mniej, ale z konkretem, niż rozwlekać każdą myśl. Cztery krótkie akapity po trzy do czterech zdań to rozsądna miara.
Przykład listu na stanowisko specjalisty ds. obsługi klienta
Poniższy tekst jest wzorem układu, nie szablonem do skopiowania. Podmień szczegóły na własne i usuń każde zdanie, które nie jest prawdą w Twoim przypadku.
Szanowni Państwo,
Z zainteresowaniem przeczytałem ogłoszenie dotyczące stanowiska specjalisty ds. obsługi klienta. Szukam pracy, w której rozmowa z klientem kończy się rozwiązanym problemem, a opis obowiązków w Państwa ofercie dokładnie to zakłada.
Przez ostatnie trzy lata pracowałem w infolinii sklepu internetowego, gdzie obsługiwałem średnio kilkadziesiąt zgłoszeń dziennie przez telefon, czat i pocztę. Wprowadziłem własną listę gotowych odpowiedzi na najczęstsze pytania, dzięki czemu zespół szybciej odpowiadał na powtarzalne sprawy. Znam obsługę systemów do zgłoszeń i codziennie pracuję z raportami reklamacji.
Cenię w Państwa ofercie nacisk na pracę zespołową i stały kontakt z działem logistyki. W poprzedniej firmie uczestniczyłem w cotygodniowych spotkaniach z magazynem i wiem, jak skrócić czas wyjaśniania opóźnień.
Chętnie opowiem o swoim doświadczeniu na rozmowie. Dziękuję za rozpatrzenie mojej aplikacji.
Z poważaniem
[imię i nazwisko]
Omówienie, co działa w tym liście
Pierwszy akapit nawiązuje do konkretnego ogłoszenia i nazwy stanowiska, więc rekruter od razu widzi, że list nie jest rozsyłany masowo. Drugi akapit zawiera fakty: okres pracy, rodzaj kanałów, jeden własny pomysł. Trzeci pokazuje, że kandydat przeczytał ofertę uważnie i wie, z kim będzie współpracować. Zakończenie jest krótkie i uprzejme, bez błagania o odpowiedź.
Zwróć uwagę na to, czego w liście nie ma. Nie ma w nim zdania „jestem osobą komunikatywną i otwartą”, bo cecha została pokazana przez fakt: prowadzenie rozmów w trzech kanałach i własny pomysł na gotowe odpowiedzi. Nie ma też wyliczania wszystkich dawnych miejsc pracy, bo to zadanie CV. List ma dać jedną spójną opowieść, w której rekruter widzi osobę gotową do pracy na tym stanowisku.
Przykład listu dla osoby bez doświadczenia
Gdy nie masz stażu, w liście pokazujesz naukę, projekty i motywację. Taka osoba może napisać tak.
Szanowni Państwo,
Piszę w odpowiedzi na ogłoszenie o stanowisko młodszego księgowego. Jestem absolwentką kierunku finanse i rachunkowość, a praca z dokumentami i liczbami jest dla mnie naturalnym kierunkiem rozwoju.
Podczas praktyk semestralnych w biurze rachunkowym samodzielnie księgowałam faktury kosztowe dla kilku małych firm i przygotowywałam zestawienia do deklaracji. Poznałam program księgowy wskazany w Państwa ogłoszeniu i ukończyłam kurs z podstaw prawa podatkowego.
Zależy mi na miejscu, w którym doświadczeni koledzy chętnie dzielą się wiedzą, a to właśnie opisują Państwo w ofercie. Jestem dokładna, terminowa i uczę się szybko.
Będę wdzięczna za możliwość rozmowy. Dziękuję za poświęcony czas.
Z poważaniem
[imię i nazwisko]
Więcej o tym, jak pisać dokumenty bez stażu pracy, znajdziesz na stronie CV bez doświadczenia.
Omówienie tego wzoru jest krótkie. Brak stażu został zastąpiony praktykami, kursem i konkretnym programem z ogłoszenia, więc rekruter widzi, że kandydatka zna realia pracy. Ton jest spokojny i uczciwy. Nie ma tam przeprosin za brak doświadczenia ani obietnic, że ktoś „szybko nauczy się wszystkiego”.
Najczęstsze błędy widoczne w listach
Rekruterzy odrzucają listy, które brzmią jak formułka. Poniższe sytuacje zdarzają się najczęściej.
- powtarzanie całego CV zamiast wybrania jednego lub dwóch faktów
- zwroty typu „jestem osobą komunikatywną” bez żadnego dowodu
- brak nazwy stanowiska albo pomylone stanowisko z poprzedniej aplikacji
- zbyt długie akapity bez jasnej myśli
- rozpoczynanie każdego zdania od „ja”
Osobnym problemem jest ton. Zbyt oficjalny brzmi jak formularz urzędowy, zbyt swobodny jak wiadomość do znajomego. Dobry list jest uprzejmy, rzeczowy i pisany do konkretnego człowieka, nawet gdy nie znasz jego imienia. Przeczytaj gotowy tekst na głos. Jeśli zdanie brzmi dziwnie w ustach, przepisz je prostszymi słowami.
Jak przerobić przykład na własny list
Weź przykład z tego wpisu i zrób trzy rzeczy. Po pierwsze, wypisz z ogłoszenia dwa główne wymagania. Po drugie, do każdego dobierz jedno konkretne zdarzenie z Twojej pracy lub nauki. Po trzecie, wpisz je w drugim i trzecim akapicie. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda przy gotowym wyniku, wklej ogłoszenie w kreatorze CV albo skorzystaj z kreatora listu motywacyjnego, który przepisuje list pod konkretną ofertę. Ten sam układ sprawdza się w języku obcym, a wzory znajdziesz na stronie list motywacyjny po angielsku.
Gdy aplikujesz na kilka podobnych stanowisk, zachowaj pierwszy i ostatni akapit, a środkowe zmieniaj. To najszybszy sposób na to, żeby każdy list był osobny, a Ty nie spędzałeś nad nim godziny. Zawsze jednak zmieniaj nazwę stanowiska i co najmniej jedno zdanie nawiązujące do treści danej oferty.